Solutions de Gestion des Affaires
GPAO

Univers Trace soft

  



 > en savoir plus

 

Avec notre méthode et les progiciels SOLUNE, vous pourrez assurer la gestion complète de votre entreprise et disposer de la traçabilité totale de votre activité.

Gages de Qualité et de Performance, nos solutions vous apporteront un Avantage Commercial inégalé.Trace Soft vous accompagnera dans l'amélioration continue de vos pratiques grâce à nos concepts «Métiers».

Trace Soft est issu de la rencontre de SOLUNE informatique et de GM Ingénierie Conseil.

Le concept Trace Soft est basé :

- d'une part sur l'utilisation des progiciels édités par SOLUNE Informatique,

- et d'autre part sur la capitalisation de l'expérience acquise en accompagnant le management de la qualité de diverses entreprises.

Cette extension a été réalisée dans le but d'apporter aux entreprises de services, auxentreprises travaillant à l'affaire et notamment aux entreprises libérales et aux différents acteurs du BTP qu'ils soient Artisans,TPE et PME, un outil permettant d'assurer une gestion complèteet la traçabilité de la majorité des actes de l'entreprise.

Elle intègre différentes dispositions spécifiques pour élaborer les devis en prédéterminant les prix de revient et faciliter la gestion financière.

Ces apports permettent de réaliser immédiatement une saisie structurée des enregistrements, sans être obligé de faire un travail d'analyse préalable. Ils ne sont pas figés et peuvent être modifiés par l'utilisateur en fonction de ses besoins et de ses orientations propres.

L'utilisation de ces extensions est en mesure de garantir la conformité du système de management de l'entreprise aux exigences des référentiels ISO 9001(Qualité),OHSAS 18001 (SST) et ISO 14001 (environnement) et par conséquent elle est un atout majeur pour toute entreprise qui souhaite accéder à la certification ou améliorer le suivi de son système de management.

Dans toutes les fonctions de l'entreprise le concept Trace Soft permet d'assurer au quotidien la traçabilité et le partage des informations et limite au minimum les impressions (solutions de type Work-Flow)

Afin de vous apporter le meilleur service, le concept Trace Soft est enrichi de façon régulière par de nouvelles fonctions issues des besoins et de l'expérience de ses clients. Il valorise et développe le savoir faire de ses distributeurs intégrateurs de solutions.

Fonctionnalités disponibles avec Trace Soft

Nota : ces fonctionnalités viennent compléter celle déjà présentes dans votre logiciel de Gestion commerciale ou de gestion industrielle SOLUNE

Trace Soft se met au service de votre secrétariat

Gestion des Courriers

  • Numérotation automatique des courriers
  • Multiples formes de courriers prédéfinis
  • Gestion de lettres types
  • Enregistrement des courriers «Arrivée»
  • Gestion des fax et des e-mails entrants
  • Méthodes de suivi de type Work-flow
  • Recherche d'un document en quelques secondes
  • Possibilité de recherche sur un mot, une expression

Appels téléphoniques

  • Traçabilité et enregistrement des messages reçus
  • Enregistrement contextuel dans la base de donnée et transfert par e-mail à l'intéressé
  • Appel automatique des numéros via Skype
  • Méthodes de suivi de type Work-flow
  • Enregistrement automatique de la non-conformité s'il s'agit d'une réclamation


Trace Soft améliore le suivi des ressources humaines

Dossier administratif

  • Fonction courrier de et vers l'employé confidentiels
  • Automatisme de mise à jour de la fiche employéà partir des pointages
  • Édition de certains documents : habilitation électrique, autorisation de conduite,
  • Édition des éléments nécessaires à la paie à partir des pointages
  • Calcul solde de congés
  • Calcul cumul heures supplémentaires
  • Traçabilité des évènements clés du dossier administratif
  • Suivi des dotations individuelles (Outillage, vêtements de travail)

Recrutement

  • Gestion des candidats à un emploi
  • Édition et suivi du Bordereau de candidatures

Santé, sécurité au travail

  • Élaboration de l'évaluation des risques professionnels
  • Édition du document unique
  • Édition des Fiches de risques professionnels
  • Élaboration des consignes outillage
  • Suivi des visites médicales
  • Suivi des accidents

Formation

  • Suivi du Plan de formation (tableau de bord)
  • Automatisme de mise à jour du dossier employéà partir des pointages
  • Évaluation de la formation (exigence ISO 9001)

Trace Soft améliore le suivi des Systèmes de Management Q-S-E

Maîtrise documentaire

  • Suivi des révisions, suivi de la diffusion
  • Suivi des différentes phases du cycle de vie,archivage
  • Pyramide documentaire, listes thématiques
  • Différentes modalités de recherche, mot-clés, type, famille, expression
  • Mise en correspondance de pages Web
  • Diffusion par Intranet des documents toujours à jour

Maîtrise des enregistrements

  • Intégration des principaux documents dans des éditions utilisateurs
  • Accès contextuel immédiat
  • Dernier document utilisé toujours à jour

Gestion des audits

  • Planning, état d'avancement
  • Possibilité d'enregistrement des questionnaires

Gestion des non-conformités

  • Non-conformités internes et fournisseurs
  • Non-conformités processus
  • Recherche contextuelle
  • Création automatique d'une non-conformité à partir d'un message téléphonique
  • Suivi dynamique interactif, tableau de bord
  • Analyse statistique

Gestion des plans d'actions correctives et préventives

  • Suivi dynamique interactif
  • Planification de la qualité
  • Modélisation de la Gestion de Projet
  • Suivi de coûts,
  • Suivi des délais,
  • Planification des étapes
  • Enregistrement des documents

Mesures, surveillance

  • Élaboration de fiches de contrôle
  • Suivi des équipements, de la maintenance et de l'étalonnage
  • Tableaux de bord

Veille réglementaire

  • Mise en correspondance de pages Web toujours à jour
  • Intégration facile des résultats de la veille dans la base documentaire
  • Différentes modalités de recherche, mot-clés, type, famille, expression

Suivi des objectifs et de la performance des processus

  • Mise en œuvre de tableau de bords
  • Représentation graphique simplifiée

Management de la Santé et Sécurité au Travail

  • Méthode d'évaluation des risques intégrée
  • Édition du Document unique
  • Édition des Fiches de risques professionnel
  • Suivi des Fiches de données de sécurité



Trace Soft améliore le suivi de la gestion comptable et financière

Gestion des stocks

  • Inventaire comptable
  • Calcul CUMP
  • Suivi des dossiers import
  • Prise en compte de l'Octroi de Mer (DOM)
  • Valorisation des prix de revient unitaire à partir des coûts d'approche
  • Création automatique de la référence du produit acheté

Prix de vente

  • Calcul automatique du prix de vente d'une nomenclature produit
  • Création automatique de la réf. produit d'une'Gamme client'
  • Comparatif Déboursé réel / Déboursé Théorique
  • Reconstruction de la gamme à partir du déboursé réel
  • Mise à jour des PRU en tenant compte des frais annexes
  • Mise à jour des CUMP à partir des frais d’approche ou des coefficients d’approche

Comptabilité analytique

  • Suivi des coûts et prix de revient
  • Bilan par affaire, par client, par fournisseur et par produit acheté
  • Suivi des dépenses par opérations
  • Suivi des dépenses par commandes internes ou externes

Trace Soft améliore le suivi de la logistique

Gestion des investissements et de tout type de plans d'actions

  • Suivi du plan d'investissement

* Enregistrement de l'équipement acheté dans le module "Équipements"

Gestion de la maintenance

  • Suivi des contrôles périodiques
  • Suivi de prêts de matériels
  • Suivi des budgets de maintenance



Trace Soft améliore la gestion des affaires

Différentes méthode d'élaboration des devis :

  • Classique (Ligne après ligne),
  • Niveau de regroupement et Sous totaux (Lot n° 1,2,3 .)
  • Remise en ordre automatique des lignes de commande
  • Elaboration d'une ligne de produits "Client" avec Nomenclature produit
  • . Création automatique de la référence produit client
  • . Création de la gamme des réf. produit liées
  • . Calcul automatique du prix de vente unitaire de la réf. produit client
  • . Intégration de la gamme valorisée dans les textes devis
  • . Création automatique de lignes de détail à partir d'une ligne principale

Nomenclature produit à partir du déboursé réel et calcul du prix unitaire automatiques

Suivi, bilan d'affaires

  • Édition des besoins par produit
  • Édition des Bilans de main d'œuvre
  • Comparatif déboursé prévisionnel, déboursé réel
  • Édition de la liste des besoins prévisionnels

Fournisseurs

  • Demandes de prix avec niveaux de regroupement
  • Insertion des affectations d'achats dans les lignes de commande
  • Automatisme de mise à jour de la fiche fournisseur
  • Suivi de l'évaluation et de la cotation fournisseur (exigence ISO 9001)